Учет и отчетность ДТП, планирование профилактической работы по их предупреждению, служебное расследование ДТП, передачу информации, связанной с дорожно-транспортными происшествиями, в вышестоящие организации и контроль состояния работы по предупреждению ДТП регламентируется нормативными документами.

Документация, связанная с работой по предупреждению ДТП ведется во всех автотранспортных предприятиях и организациях, являющихся непосредственными владельцами автотранспортных средств, именуемых в дальнейшем организациями - владельцами автотранспортных средств.

Заполнение, пересылку и хранение документации осуществляют работники службы безопасности движения или другие, назначенные приказом должностные лица, которые несут ответственность за качество, полноту и сохранность документации совместно с руководством организаций - владельцев автотранспортных средств.

На предприятиях и в организациях могут быть применены дополнительные вспомогательные формы учета ДТП и других документов службы безопасности движения, утвержденные администрацией.

Учет ДТП и другая первичная документация по безопасности движения, составляемая в организациях-владельцах автотранспортных средств, является основой формирования объективной информации о состоянии безопасности движения на всех уровнях организации эксплуатации автомобильного транспорта и разработки мероприятий по предупреждению ДТП.

Задачей работников организации-владельца автотранспортных средств является обеспечение качественного составления предусмотренной документации.

В организации-владельце автотранспортных средств составляется и хранится следующая обязательная первичная документация, связанная с обеспечением безопасности движения транспортных средств.

Журнал учета ДТП. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью (Приложение 1).

Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями (Приложение 2).

Планы мероприятий по обеспечению безопасности движения (Приложение 3).

Личные карточки водителей по учету нарушений Правил дорожного движения и ДТП (Приложение 4).

Донесения и копии донесений в вышестоящие организации о ДТП (Приложение 5).

Донесения и копии донесений в вышестоящие организации о ДТП с особо тяжкими последствиями (Приложение 6).

Акты и копии актов служебных расследований ДТП (Приложение?).

Отчеты и копии отчетов по форме ДТП-3.

Журнал регистрации замечаний и предложений в работе по обеспечению безопасности движения (Приложение 8).

Вышеперечисленная документация заполняется и хранится работниками службы безопасности движения (при их отсутствии в штате организации-владельца автотранспортных средств - соответствующими должностными лицами, назначенными приказом).

Журнал регистрации замечании (Приложение 8) хранится в отделе кадров организации-владельца автотранспортных средств и заполняется лицами вышестоящих организаций, проводящих проверку состояния работы в организации-владельце автотранспортных средств, в том числе и работниками ГАИ.

В журнале учета ДТП заполняются сведения по всем ДТП, совершенным при участии водителя данной организации - владельца автотранспортных средств независимо от тяжести последствий, величины материального ущерба и степени виновности водителя. Дорожно-транспортные происшествия, включаемые в отчетность формы ДТП-3, отмечаются в графе "категория отчетности" индексом "О", а не подлежащие включению в отчетность, помечаются в журнале индексом "Н".

Запись в журнале производится при поступлении информации от органов Госавтоинспекции или по заявлению водителя, а также от свидетелей, оказавшихся на месте происшествия, после необходимого, в случае неясности, уточнения (поправки) данных работником службы безопасности движения.

В журнале учета нарушений Правил дорожного движения фиксируется каждое нарушение, допущенное водителем данной организации -владельца автотранспортных средств. Информация фиксируется как по рапортам Госавтоинспекции, так и по письменным актам (рапортам) работников службы безопасности движения данной организации -владельца автотранспортных средств и вышестоящих организаций. Запись осуществляется после необходимого, в случае неясности, уточнения (проверки) материала работниками службы безопасности движения.

Ежемесячно работниками службы безопасности движения проводится сверка в Госавтоинспекции данных по учету ДТП и нарушений Правил дорожного движения водителями данной организации-владельца автотранспортных средств.

Если при сверке в Госавтоинспекции данных по учету ДТП и нарушений Правил дорожного движения, допущенных водителями, обнаруживается отсутствие записи в соответствующем журнале организации-владельца автотранспортных средств о факте ДТП или нарушения Правил дорожного движения, то в журнале должна быть сделана соответствующая дополнительная запись с указанием действительной даты регистрируемого случая.

Планы мероприятий по предупреждению ДТП должны быть утверждены руководителем организации - владельца автотранспортных средств.

По мере выполнения пунктов плана и по окончании календарного срока плана по каждой его позиции должна быть сделана отметка о выполнении, оформленная работником службы безопасности движения за подписью руководителя предприятия.

План мероприятий по предупреждению ДТП должен включать следующие разделы:

• контроль выполнения нормативных документов и приказов вышестоящих организаций по предупреждению ДТП;

• организация смотров, конкурсов по БДД; обобщение и пропаганда передового опыта в этой области;

• совершенствование профессиональной подготовки водителей;

• организация медицинского освидетельствования водителей, улучшение условий труда водителей;

• повышение надежности транспортных средств в эксплуатации, обеспечение их комплектации в соответствии с требованиями безопасности движения;

• подготовка транспортных средств и персонала для обеспечения безаварийной работы на уборке урожая;

• обследование дорожных условий на маршрутах перевозок;

• повышение уровня оснащенности кабинета по безопасности движения и службы безопасности движения.

Личная карточка водителя заполняется после прохождения водителем вводного инструктажа по безопасности движения при приеме на работу.

В организации - владельца автотранспортных средств, где нет кабинета по безопасности движения, карточка водителя хранится в отделе кадров.

Записи в карточку нарушений Правил дорожного движения и совершенного ДТП производятся после их записи в соответствующий журнал организации - владельца автотранспортных средств.

Донесение о ДТП составляется работниками службы безопасности движения организации - владельца автотранспортных средств на каждое ДТП категории "О" и высылается в вышестоящую организацию.

В случае, если ДТП имеет особо тяжкие последствия (более одного погибшего или двух раненых людей), то донесение высылается руководством предприятия (организации) в вышестоящую организацию, которая в свою очередь высылает донесение в Министерство (Приложение 6).

Допускается передача донесения о ДТП телефонограммой, радиограммой, по телеграфу. В этом случае в папке донесений организации - владельца автотранспортных средств должна находиться копия переданного текста. Сроки представления донесения устанавливаются Министерством.

Донесение о ДТП составляется в соответствии с требованиями Приложения 5.

В папке актов служебных расследований хранятся копии актов служебных расследований, проведенных комиссией организации - владельца автотранспортных средств, а также копии актов расследований, проведенных комиссиями, образованными вышестоящими организациями.

Руководствуясь схемой (содержанием) акта (Приложение 7) комиссия должна составить его в соответствии с конкретным характером ДТП.